Partagez des conventions linguistiques dans votre organisation

Votre organisation dispose-t-elle de normes de rédaction? Trouvez-vous difficile de les faire respecter par vos collègues? Mettez fin aux notes éparpillées, aux guides plus ou moins officiels et aux lexiques que personne ne prend le temps de consulter. Avec un abonnement à Antidote Web ou à Antidote Pro, votre organisation peut partager des conventions linguistiques et en assurer le respect.

Dans cet article, découvrez trois cas d’application où cette nouveauté s’avère fort utile, et apprenez comment l’utiliser.

Qu’est-ce que le partage des conventions linguistiques?

Le partage des conventions linguistiques d’Antidote fournit à vos collègues des règles et des dictionnaires personnalisés qui servent à la correction de leurs textes. Vous pouvez aussi partager des jeux de réglages pour uniformiser, par exemple, le format des heures ou les espaces typographiques devant certains signes de ponctuation.

Lorsqu’Antidote applique vos conventions linguistiques aux textes des membres de votre organisation, le message devient plus cohérent et plus crédible. Des textes soignés démontrent la rigueur et le souci de la qualité de votre organisation.

Voici trois situations où le partage des conventions linguistiques contribue au professionnalisme de vos communications.

Vous organisez des levées de fonds au profit de la Fondation Enfants de cœur. Dans les communications écrites, vous voyez malheureusement passer toutes sortes de graphies : majuscule manquante, confusion sur l’homophone cœur/chœur, etc. En créant une règle et en la partageant avec l’ensemble de l’organisation, vous vous assurez que la Fondation est toujours bien nommée, car Antidote y veille!

La plupart des plateformes de réseaux sociaux ne permettent pas de placer une espace insécable devant un deux-points. Résultat : ce signe de ponctuation se retrouve parfois seul en début de ligne dans vos publications. Pour éviter que cela se produise, créez un jeu de réglages spécifique qui indique de supprimer l’espace typographique pour ce type de publication, et partagez-le avec toute votre équipe!

Votre établissement s’efforce de franciser les termes liés au domaine des technologies de l’information. Vous avez préparé une liste de mots anglais utilisés couramment avec leurs équivalents à privilégier en français. Vous pourriez envoyer cette liste par courriel à toutes les équipes concernées… avec le risque qu’elle soit perdue, ou pire, jamais consultée!

Si vous partagez dans Antidote les mots ciblés et les règles pour les remplacer, vos collègues verront les corrections et les alertes dans le correcteur, juste après leur rédaction. L’information arrive alors au bon endroit, au bon moment. De plus, les alertes systématiques facilitent l’adoption des termes justes par l’ensemble du personnel.

Comment partager ses conventions linguistiques?

1. Établissez les listes de mots et de règles à partager

Une fois les préparatifs dans l’Espace client de l’organisation terminés, ouvrez la fenêtre Données personnalisées d’Antidote, représentée par un livre bleu :

• sur Windows, sous le menu Ouvrages;
• sur Mac, sous le menu Fenêtre;
• sur Antidote Web, dans la barre latérale à gauche.

Toutes vos listes de mots et de règles se trouvent dans cette fenêtre. Préparez-les ici avant de les partager.

Besoin d’aide pour créer des listes de mots ou de règles? Consultez le guide d’utilisation d’Antidote et regardez cette vidéo sur l’optimisation des règles personnelles.

2. Publiez une liste personnalisée

Sélectionnez une liste de mots ou de règles , puis choisissez l’option Publier dans le menu de l’icône .

Cochez ensuite le ou les groupes auxquels vous souhaitez diffuser votre liste dans la fenêtre qui s’affiche. Pour chaque groupe sélectionné, indiquez si l’usage de la liste est recommandé (à la discrétion de vos collègues) ou requis (usage à respecter en tout temps). Vous pouvez aussi offrir votre liste en abonnement libre afin que d’autres membres de l’organisation puissent en profiter.

Enfin, cliquez sur le bouton Publier.

• Chaque liste est indépendante, mais certaines doivent être partagées conjointement : si une règle fait allusion à un mot contenu dans un dictionnaire personnel, l’Antidote de vos collègues doit aussi avoir ce dictionnaire pour que la règle se déclenche.

Ce que vos collègues verront

De la même manière qu’il souligne les erreurs en rouge et les alertes en orange, Antidote indique en violet les détections provenant de vos conventions linguistiques directement dans l’interface du correcteur. Vos collègues n’ont qu’à consulter l’infobulle pour apporter la correction requise.

Consultez le guide d’utilisation d’Antidote pour en savoir plus sur la publication et la gestion des listes partagées.

3. Définissez et partagez des jeux de réglages

Vous pouvez également partager un ou plusieurs jeux de réglages. Ils servent, par exemple, à imposer l’orthographe traditionnelle ou rectifiée, ou encore à définir des usages typographiques différents pour les documents imprimés et les courriels.

Comme pour les dictionnaires et les règles, vous devez les préparer avant de les publier. Ouvrez d’abord la fenêtre Réglages d’Antidote (accès par l’icône dans la barre d’outils du correcteur). Définissez les réglages que vous souhaitez, puis enregistrez-les sous un jeu en sélectionnant le bouton Jeux de réglages en bas à gauche, puis l’option Enregistrer sous.

Publiez ensuite ce jeu à partir du même menu, où vos Jeux personnels s’affichent désormais.

Ce que vos collègues verront

Une fois votre jeu enregistré et publié, vos collègues peuvent le sélectionner à partir du menu de l’icône dans la barre d’outils de leur correcteur. Antidote traite alors leur texte en suivant ces réglages.

Consultez le guide d’utilisation d’Antidote pour en savoir plus sur la façon de personnaliser des jeux de réglages, puis de les partager avec vos collègues.

Trois astuces pour un partage réussi

Offrez vos listes en abonnement libre

Vous avez l’option d’offrir vos listes en abonnement libre, si vous pensez qu’elles seraient utiles à d’autres membres de votre organisation. Vos collègues qui le souhaitent peuvent ainsi s’y abonner.

• Pour offrir une liste en abonnement libre
  Cochez la case Offrir en abonnement libre située dans le coin inférieur gauche de la fenêtre des options de publication, au moment de sélectionner vos groupes de partage.

  

• Pour s’abonner à l’une de ces listes
  Cliquez sur Ajouter au coin inférieur gauche de la fenêtre des données personnalisées, puis sur S’abonner pour sélectionner la liste désirée.

  

Pourquoi ne pas inviter les membres de votre organisation à découvrir de nouvelles listes en abonnement libre dans vos infolettres internes? Cette bonne pratique éveillera leur curiosité et favorisera une meilleure adoption des conventions linguistiques!

Gérez la propriété de vos listes

Pour faciliter la gestion du partage et éviter les incohérences, il n’y a qu’une seule personne responsable par liste. Cela dit, vous pouvez en tout temps attribuer la propriété d’une de vos listes à quelqu’un d’autre (ex. pendant un congé) en sélectionnant Attribuer à, à partir du menu de la liste.

Vous pouvez également reprendre la propriété d’une liste « orpheline » (ex. si la personne propriétaire a quitté l’organisation). À partir du bouton Ajouter de la fenêtre des données personnalisées, cliquez sur Reprendre pour sélectionner une liste. Ainsi, vous ne perdrez jamais l’accès à vos conventions linguistiques!

Gardez vos listes à jour

En cliquant sur le bouton d’une liste, puis en choisissant l’option Lire les informations, vous voyez sa date de création et celle de sa plus récente modification. Elle indique également qui en est propriétaire. Invitez les personnes abonnées à vos listes à vous contacter pour vous faire part d’un ajout utile ou d’une modification à apporter. Cela vous aidera à bonifier vos listes et à les tenir à jour.

Le partage des conventions linguistiques donne encore plus de puissance au correcteur d’Antidote. Il facilite la diffusion et l’application de vos normes de rédaction, et aide à gagner du temps. Vous augmentez ainsi votre productivité et, surtout, vous rehaussez la qualité de tous les écrits de votre organisation. 👌🏻✨